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Direction des Elections

     
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Note aux présidents des bureaux principaux concernant le droit de vote des Belges résidant à l'étranger (17 avril)

 

 

                       Bruxelles, le 17 avril 2003.

PaR FAX et par E-MAIL

Aux Présidents des bureaux principaux de 

circonscription et de collège à

·        Arlon 

·         Liège

·         Mons

·         Namur

·         Nivelles

·         Bruxelles

Au Président du bureau principal de collège à

·         Namur

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vos références :

Nos références :

Annexe(s) :

 

III/11/Elections

2

Personnes de contact :

E-mail :

Tél. : 02/500.22.12

Etienne Van Verdegem (N)

Stéphan De Mul (F)

etienne.vanverdegem@ibz.fgov.be

stefan.demul@ibz.fgov.be

Fax : 02/500.22.13

Tél. : 02/500.22.11

 

 

OBJET : Mise en œuvre pratique du droit de vote des Belges résidant à l’étranger.

                                      Madame la Présidente,

                                      Monsieur le Président,

1.      Introduction.

Faisant suite à la note générale du 4 mars 2003 (III/21/719.8/2003), à la note additionnelle du 28 mars 2003 et à la réunion du 3 avril 2003 avec le Service public fédéral Affaires étrangères concernant le droit de vote des Belges résidant à l’étranger, vous trouverez ci-dessous les données nécessaires en vue de l’expédition des enveloppes électorales aux Belges résidant à l’étranger qui votent par correspondance (mode de vote 5) et de l’expédition des bulletins de vote (et des lettres de convocation) aux postes diplomatiques pour les Belges résidant à l’étranger qui votent dans leur poste (modes de vote 3 et 4).

Enfin, il existe un règlement pratique pour l’expédition des lettres de convocation destinées aux Belges résidant à l’étranger qui votent en personne ou par procuration en Belgique (modes de vote 1 et 2).

Version du 14 avril 2003


2.      Expédition des enveloppes électorales pour le vote par correspondance (mode de vote 5).

a.      Au Moniteur belge du 4 avril 2003 a été publié l’arrêté ministériel du 20 mars 2003 déterminant le modèle des enveloppes et du formulaire d’identification à utiliser pour les Belges résidant à l’étranger qui votent par correspondance (voir annexe).

Cet arrêté détermine donc le type d’enveloppes (ainsi que leurs dimensions), de formulaires et de bulletins de vote devront être envoyés dans une enveloppe électorale de 35 cm x 25 cm aux Belges résidant à l’étranger qui votent par correspondance (mode de vote 5).

b.      Après l’arrêt définitif des listes de candidats, le 1er mai 2003 (= 17ème jour avant le scrutin), par les bureaux principaux de collège (Sénat) et par les bureaux principaux de circonscription (Chambre) – sauf en cas d’appel, auquel cas l’arrêt définitif des listes de candidats a lieu le lundi 5 mai 2003 = 13ème jour avant le scrutin) – les présidents des bureaux principaux de circonscription et de province font imprimer immédiatement les bulletins de vote. Les présidents demandent à leurs imprimeurs de préparer d’abord les bulletins de vote (Chambre et Sénat) destinés aux Belges à l’étranger (modes de vote 3, 4 et 5).

c.      La liste officieuse des électeurs belges résidant à l’étranger (modes de vote 3, 4 et 5) est établie durant le week-end des 12 et 13 avril 2003 au Registre national (sur la base du type d’information 132 enregistré par les communes) et est transmis dans la semaine du 14 avril 2003 aux bureaux principaux de circonscription et de province.

Cette liste des électeurs permet aux bureaux principaux de circonscription et de province de faire procéder à la préparation des enveloppes électorales pour le vote par correspondance.  La liste officielle des électeurs belges résidant à l’étranger qui sera établie le 3 mai 2003 ne présentera plus que de légères différences par rapport à la liste officieuse du 9 avril 2003.

d.      Sur chaque enveloppe électorale est apposée une étiquette mentionnant le nom et l’adresse de l’électeur. À l’intérieur de l’enveloppe électorale se trouvent une enveloppe de renvoi A libellée à l’adresse du bureau principal de circonscription, une enveloppe neutre B de couleur blanche pour l’élection de la Chambre contenant un bulletin de vote, une enveloppe neutre B de couleur rose pour l’élection du Sénat contenant un bulletin de vote, un formulaire d’identification et les instructions pour l’électeur. À partir du week-end du 3 mai 2003, les bulletins de vote pour la Chambre et les bulletins de vote pour le Sénat seront glissés dans leurs enveloppes respectives qui seront ensuite fermées.

e.      Les enveloppes électorales doivent être classées par ordre alphabétique sur la base du poste diplomatique.

Au Moniteur belge du 27 mars 2003 a été publié l’arrêté royal du 14 février 2003 portant la liste des postes diplomatiques et consulaires de carrière dans lesquelles des bureaux de vote sont constitués. Le Service public fédéral Affaires étrangères publiera également sur son site Internet cette liste des postes diplomatiques et des adresses des bureaux de vote (ainsi que le territoire ou les pays pour lesquels ces bureaux de vote sont valables) : www.diplobel.fgov.be.

N.B. :   Dans la présente circulaire, on entend par poste diplomatique ou consulaire de carrière les postes qui sont énumérés dans l’arrêté royal du 14 février 2003 précité (les « postes de vote »). Il faut ajouter à cette liste le poste de LUANDA (Angola) (un AR supplétif suivra).

f.        À partir du 5 mai 2003, une firme privée désignée par le Service public fédéral Affaires étrangères viendra chercher à l’adresse communiquée par le bureau principal de circonscription les enveloppes électorales classées par ordre alphabétique sur la base du poste diplomatique ou consulaire de carrière et les expédiera directement à l’adresse de l’électeur. Afin de garantir un envoi et une livraison rapides des enveloppes électorales, la firme privée livrera à l’adresse communiquée par le bureau principal de circonscription, à partir du 20 avril 2003, des enveloppes d’expédition (avec les codes à barres et les noms et adresses des électeurs) et des boîtes par poste diplomatique dans lesquelles les enveloppes seront placées.

N.B. La liste officielle des électeurs belges à l’étranger est basée sur la liste établie par les administrations communales (sur la base des enregistrements de T.I. 132 au Registre national) et pas sur les fichiers réalisés par le Service public fédéral Affaires étrangères à l’intention de la firme privée. C’est pourquoi il est important de mentionner sur chaque enveloppe électorale préparée par le bureau principal de circonscription le nom et l’adresse de l’électeur (voir aussi le point h ci-après).

g.      Lors de la livraison des enveloppes d’expédition au bureau principal de circonscription, la firme privée fournira également un petit crayon rouge avec chaque enveloppe électorale, afin qu’il ne puisse pas y avoir par la suite de discussions lors du comptage de ces bulletins dans les bureaux de dépouillement. Dans chaque enveloppe d’expédition de la firme privée libellée à l’adresse d’un électeur se trouve l’enveloppe électorale fermée de cet électeur, ainsi qu’un petit crayon rouge.

Sur l’enveloppe d’expédition de la firme privée est également indiquée, outre le nom et l’adresse de l’électeur, la mention suivante :

« Bulletins de vote – réponse immédiate – obligation de vote – retour à charge de l’électeur ».

h.      Lors de la préparation des enveloppes d’expédition de la firme privée par ordre alphabétique sur la base du poste diplomatique, les situations suivantes peuvent se présenter :

                 1°        Il y a une enveloppe électorale du bureau principal pour un certain électeur qui correspond au nom mentionné sur l’enveloppe d’expédition de la firme privée : c’est normal -> l’enveloppe électorale est glissée dans l’enveloppe d’expédition, ainsi qu’un crayon rouge. L’enveloppe d’expédition est fermée.

                 2°        Il n’y a pas d’enveloppe électorale du bureau principal, mais seulement une enveloppe d’expédition de la firme privée libellée au nom d’une personne. Comme la liste légale des électeurs est basée sur l’enregistrement par les communes des électeurs belges résidant à l’étranger, il ne sera pas tenu compte de l’enveloppe d’expédition de la firme privée.

Ces enveloppes d’expédition seront conservées jusqu’après la validation des élections au bureau principal et les noms mentionnés sur ces enveloppes d’expédition retenues figureront sur une liste conservée elle aussi au bureau principal.

                 3°        Il y a une enveloppe électorale du bureau principal pour un certain électeur, mais il n’y a pas d’enveloppe d’expédition de la firme privée au nom de cet électeur. Le responsable du bureau principal demande à la firme privée de fournir sans délai les enveloppes d’expédition pour les électeurs mentionnés (nom et adresse des électeurs à communiquer à la firme privée).

N.B. Voici les coordonnées de la firme privée :

                            DHL

          Personne de contact : Madame Lizzy GILBERT

          Tél. : 02/719.63.76

          Fax : 02/719.63.86

          E-mail : lizzy.gilbert@dhl.com

i.         Afin de réussir à réaliser cette d’expédition entièrement et en temps utile, le SPF Intérieur et le SPF Affaires étrangères demandent votre entière collaboration. Pour résumer, il est indispensable que la préparation et le classement par ordre alphabétique des enveloppes électorales soient déjà les plus avancés possible avant le 1er mai 2003, de manière à ce qu’après le 1er mai, les imprimeurs puissent imprimer en premier lieu les bulletins de vote pour les Belges résidant à l’étranger (Chambre et Sénat), que toutes les enveloppes d’expédition de la firme privée soient prêtes et qu’il n’y ait aucun retard dans la préparation de toutes les enveloppes d’expédition pour chaque poste diplomatique. La date ultime pour à laquelle tout l’envoi devra être prêt doit être fixée au 6 mai 2003 (sauf en cas d’appel dans une circonscription).

La firme privée est préalablement informée par le responsable du bureau principal du moment où cet envoi d’enveloppes électorales sera prêt et pourra être enlevé. Rappelez encore une fois clairement la date, l’heure et le lieu où les enveloppes d’expédition seront préparées par poste diplomatique (voir également la partie 3 ci-dessous).

N.B. Après la livraison des enveloppes électorales à l’électeur résidant à l’étranger, le SPF Affaires étrangères et la firme privée prendront les initiatives nécessaires pour que les bulletins de vote complétés reviennent à temps (au plus tard le dimanche 18 mai 2003 à 13 heures au bureau principal de circonscription et de province) pour être recensés dans le canton électoral désigné à cette fin dans chaque circonscription (voir ci-joint la liste de ces cantons). Le SPF Intérieur précisera sur l’enveloppe d’expédition les modalités selon lesquelles l’électeur devra renvoyer le pli électoral.

3.      Expédition des bulletins de vote et des lettres de convocation pour le vote dans le poste diplomatique (modes de vote 3 et 4), ainsi que des lettres de convocation pour le vote en Belgique (modes de vote 1 et 2).

a.      Comme il avait déjà été dit dans la note du 4 mars 2003 (point 4), les bulletins de vote (Chambre et Sénat) pour les Belges résidant à l’étranger qui votent en personne ou par procuration dans leur poste diplomatique ou consulaire de carrière (modes de vote 3 et 4) sont emballés par poste diplomatique avec une réserve de 15 % par paquet (au moins 5 bulletins de réserve). Les bulletins blancs et roses destinés à un poste diplomatique déterminé sont réunis dans 1 paquet sur lequel seront mentionnés le nom et l’adresse du poste diplomatique, le nombre de bulletins de vote (blancs et roses), ainsi que le nom et l’adresse de votre circonscription (pour la liste des postes diplomatiques, voir l’arrêté royal du 14 février 2003 précité et le site Internet du SPF Affaires étrangères).

b.      Tout comme les bulletins destinés au vote par correspondance (mode de vote 5), l’imprimeur est prié de fabriquer les bulletins destinés aux postes diplomatiques (modes de vote 3 et 4) en priorité et en même temps.

La firme privée désignée par le SPF Affaires étrangères prendra livraison des bulletins de vote pour les modes de vote 3 et 4 (vote dans le poste diplomatique) en même temps que des paquets d’enveloppes électorales destinées au mode de vote 5 (vote par correspondance).

N.B.  

·         Pour les enveloppes électorales du mode de vote 5 (vote par correspondance) la firme privée mettra à la disposition des boîtes par poste diplomatique.

·         Les bulletins de vote destinés aux modes de vote 3 et 4 (vote dans le poste diplomatique – Chambre et Sénat) sont également emballés par poste diplomatique et pourvus des mentions nécessaires ; ces tâches sont assurées par l’imprimeur (voir le point 3, a. ci-dessus). Pour l’expédition des bulletins de vote destinés aux modes de vote 3 et 4, la firme privée fournit 50 enveloppes en plastiques (format A/3) pour les « petites » expéditions. Chaque enveloppe en platique est pourvue des mentions nécessaires par l’imprimeur. Les « grandes » expéditions des bulletins de vote 3 et 4 qui ne rentrent pas dans les enveloppes en plastique, sont emballées par l’imprimeur de la façon la plus compacte possible.

c.      Pour des raisons de sécurité, d’efficacité et d’économie (pas de frais d’expédition pour les communes), les lettres de convocation (et les copies des procurations) destinées aux modes de vote 3 et 4 seront transportées de la même manière que les bulletins de vote par la firme privée.

Le registre national préviendra les imprimeurs de votre circonscription que les lettres de convocation (et les copies des procurations) destinées aux modes de vote 3 et 4 devront être livrées au plus tard pour le 6 mai 2003 à l’endroit indiqué de votre circonscription, où se trouvent les bulletins pour les modes de vote 3 et 4. les imprimeurs reçoivent les coordonnées des bureaux principaux de circonscription afin de pourvoir prendre des arrangements en temps utile.

Les imprimeurs emballent les lettres de convocation (et les copies des procurations) par poste diplomatique en indiquant le mode de vote 3 ou 4, le nom et l’adresse du poste diplomatique, ainsi que le nom de votre circonscription. Ces paquets de lettres de convocation groupées par poste diplomatique sont envoyés en même temps que les bulletins de vote emballés pour les modes de vote 3 et 4 destinés au même poste diplomatique.

d.      Pour les mêmes raisons que celles visées au point c. ci-dessus, les lettres de convocation (et les copies des procurations) pour les Belges résidant à l’étranger qui votent en personne ou par procuration en Belgique (modes de vote 1 et 2) seront transportées de la même manière. Ces convocations seront également emballées par poste diplomatique en indiquant le mode de vote 1 ou 2, le nom et l’adresse du poste diplomatique, ainsi que le nom de votre circonscription. 

N.B.

·         L’électeur belge à l’étranger qui vote en personne en Belgique (mode de vote 1) ou dans son poste diplomatique (mode de vote 3) reçoit par l’intermédiaire de son poste diplomatique une lettre de convocation émanant de la commune électorale de son choix en Belgique.

·         L’électeur belge à l’étranger qui vote par procuration en Belgique (mode de vote 2) ou dans son poste diplomatique (mode de vote 4) ne reçoit pas de lettre de convocation. À la lettre de convocation du mandataire est jointe une copie de la procuration.

·         L’électeur belge à l’étranger qui vote par correspondance (mode de vote 5) ne reçoit pas de lettre de convocation, mais reçoit directement son enveloppe électorale qui contient les bulletins de vote (voir ci-dessus).

                   Pour terminer, je voudrais encourager encore tous les acteurs qui interviennent dans le vote des Belges résidant à l’étranger à collaborer dans une action unie et coordonnée, afin que l’organisation de ce vote des Belges à l’étranger soit une véritable réussite.

                   Je vous remercie d’avance de votre collaboration.

                   Veuillez agréer, Madame la Présidente, Monsieur le Président, l’expression de ma considération distinguée.

                                                                                        Au nom du Ministre :

                                                                                        Le Directeur général,

                                                                                        L. VANNESTE.

 N.B. Au cas où la firme privée (DHL) ne peut assurer l’expédition en raison des
        circonstances, le bureau principal doit expédier lui-même l’enveloppe électorale à
        l’électeur concerné par l’intermédiaire du poste diplomatique (Art. 180septies, §1
        du Code électoral)

        Ceci est actuellement le cas pour LUBUMBASHI, où la firme privée ne peut pas
        livrer.

© SPF Intérieur - Direction des élections : 21/01/2003

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